APÉNDICE VII. SOBRE EL PRINCIPIO FUNDAMENTAL DE LA TENEDURÍA DE LIBROS.

Una breve advertencia sobre el principio en el que se basan las cuentas (cuando se llevan debidamente) puede resultar útil tal vez a los estudiantes que están aprendiendo contabilidad, ya que los tratados sobre la materia suelen ofrecer muy pocas explicaciones.

Cualquier persona que se dedique a los negocios debe desear saber con exactitud, siempre que se realice una investigación del estado de sus asuntos.

1, Lo que tenía al comienzo de la cuenta, o inmediatamente después de que se hiciera la última investigación; 2, Lo que ha ganado y perdido en el intervalo en todas las distintas ramas de su negocio; 3, Lo que vale ahora. A partir de las dos primeras de estas cosas, conoce evidentemente la tercera. En el intervalo entre dos investigaciones, puede en cualquier momento desear saber el estado de cualquier cuenta en particular.

Una cuenta es la relación de todo lo sucedido, con respecto a cualquier clase de transacciones, desde la última investigación. Solo puede constar de cobros y pagos, y por ello se dice que tiene dos partes, una parte deudora y otra acreedora.

Todas las cuentas se llevan en dinero. Si se compran mercancías, se estiman por el dinero pagado por ellas. Si un deudor da una letra de cambio, que es una promesa de pagar cierta suma en un momento determinado, se anota como valorada en esa suma de dinero. Todas las herramientas, muebles, caballos, etc., utilizados en el negocio se valoran según su valor en dinero. Todas las monedas reales, billetes de banco, etc., que están o entran, por ser el único dinero en los libros que realmente es dinero, se denominan efectivo.

Las cuentas se llevan como si cada clase diferente de cuenta perteneciera a una persona distinta y tuviera un interés propio, que cada transacción favorece o perjudica. Si al estudiante le resulta de ayuda, puede imaginar a un empleado para cada cuenta:

• uno para hacerse cargo y regular el efectivo real;
• otro para las letras que la casa debe cobrar a su vencimiento;
• otro para las que debe pagar a su vencimiento;
• otro para el paño (si el negocio comercia con paño);
• otro para el azúcar (si comercia con azúcar);
• uno para cada persona que tenga una cuenta con la casa;
• uno para las pérdidas y ganancias; y así sucesivamente.

Todos estos dependientes (o cuentas) pertenecientes a un comerciante deben rendirle cuentas al final; deben o bien presentar todo lo que se les ha confiado, o bien eximirse demostrando a quién fue a parar.

Por todo lo que han recibido, por cada responsabilidad que han asumido ante la empresa misma, están obligados, o son deudores; por todo lo que ha salido de su custodia, o sobre lo cual quedan eximidos de responder ante la empresa, están desobligados, o son acreedores.

Estas palabras deben tomarse en un sentido muy amplio por cualquiera para quien la teneduría de libros no deba ser un misterio.

Así, siempre que una cuenta asume responsabilidad ante cualquier parte ajena a la empresa, debe ser acreedora en los libros, y deudora siempre que libera a otras partes de su responsabilidad. Pero siempre que una cuenta elimina la responsabilidad de cualquier otra cuenta en los mismos libros es deudora, y acreedora siempre que la impone.

¿A quiénes están obligadas todas estas partidas, o cuentas, y de quiénes son liberadas? Indudablemente, al comerciante mismo, o, más propiamente, al empleado de balances que se mencionará a continuación. Pero es costumbre decir que las cuentas son deudoras de las otras y acreedoras por las otras.

Así, caja deudora de efectos a cobrar significa que la cuenta de caja (o el empleado que la lleva) está obligada a responder por una suma que fue pagada por una letra de cambio vencida a favor de la casa. En su forma completa sería: «El Sr. C (que guarda la caja) ha recibido, y es responsable de, esta suma que le ha entregado el Sr. A al pagar su letra de cambio».

Por otra parte, el asiento correspondiente en la cuenta de efectos a cobrar reza: efectos a cobrar, acreedores por caja. En su forma completa: «El Sr. B (que guarda los efectos a cobrar) queda libre de toda responsabilidad por la letra del Sr. A, que en su día tuvo en su poder, al entregar al Sr. C, el empleado de caja, el dinero con el que el Sr. A la hizo efectiva».

Efectos a cobrar acreedor por caja se entiende bien, pero caja deudor de efectos a cobrar es un nombre desacertado. La cuenta de caja es deudora del comerciante por la suma recibida por la letra, y debería ser caja deudora por efectos a cobrar.

La ficción de deudas, de las cuales ninguna se paga jamás a la parte a la que se dice que se deben, aunque no tiene importancia en la práctica, es una piedra de tropiezo para el estudiante; pero este debe conservar la frase y recordar su verdadero significado.

La cuenta que se hace deudora, o se obliga, se dice que es debitada; aquella que se hace acreedora, o se libera, se dice que es acreditada. Todo el que recibe debe ser debitado; todo el que da debe ser acreditado.

No se realiza nunca ninguna anulación. Si el efectivo recibido se devuelve posteriormente, la suma pagada no se tacha de los ingresos (o del debe de la cuenta de efectivo), sino que se anota un descargo o abono en el lado de los gastos (o del haber).

El libro en el que se llevan las cuentas se llama libro mayor. Tiene columnas dobles, o bien el debe está en una página y el haber en la opuesta, de cada cuenta. El debe es siempre la izquierda.

Otros libros son utilizados, pero solo sirven para ayudar a mantener el libro mayor correcto. Así, puede haber un libro borrador, en el cual todas las transacciones se registran a medida que ocurren, en lenguaje común; un diario, en el cual las transacciones descritas en el libro borrador se registran en periodos determinados, en el lenguaje del libro mayor.

Los asientos registrados en el diario tienen referencias a las páginas del libro mayor a las que se trasladan, y los asientos en el libro mayor también tienen referencias a las páginas del diario de donde provienen; y mediante este modo de referencia es fácil lograr una gran abreviación en el libro mayor.

Así, cuando sucede, al confeccionar el diario hasta una fecha determinada, que se pagaron o recibieron varias sumas diferentes al mismo tiempo o cerca de él, los totales pueden registrarse en el libro mayor, y la cuenta de caja puede hacerse deudora o acreedora de varias cuentas, o varios; siendo las diversas cuentas abonadas o cargadas individualmente por sus porciones del total.

El único libro que necesita explicación es el mayor. Todos los demás libros, y la manera en que se llevan, por importantes que sean, no tienen nada que ver con el principio fundamental del método.

Supongamos, pues, que todos los asientos se registran de una vez en el libro mayor a medida que se van produciendo.

Parece que cada partida se anota dos veces. Si A paga por cuenta de B, hay un apunte: «A, acreedor por B»; y otro: «B, deudor a A».

A esto se le llama partida doble; y la consecuencia de ello es que la suma de todas las partidas deudoras en todo el libro es igual a la suma de todas las partidas acreedoras. Pues, ¿qué es el primer conjunto sino el segundo con los elementos en un orden diferente?

Si fuera conveniente, una sola anotación de cada cantidad podría constituir una partida doble. La tabla de multiplicar se llama tabla de doble entrada [double-entry], porque el 42, por ejemplo, aunque solo aparece una vez, se presenta bajo dos aspectos diferentes, a saber, como 6 veces 7 y como 7 veces 6.

Supongamos, por ejemplo, que hay cinco cuentas, A, B, C, D, E, y que cada cuenta tiene una transacción propia con cada una de las demás cuentas; y que los débitos estén en las columnas, y los créditos en las filas, de la siguiente manera:

Aquí el 16 debe aparecer en la cuenta de D como D acreedor por C, y en la cuenta de C como C deudor de D. Y decir que la suma de las partidas de deudor es la misma que la de las partidas de acreedor, equivale simplemente a decir que los números precedentes arrojan la misma suma, ya se sumen primero las filas o las columnas.

Si se desea cerrar el libro mayor tal como se encuentra arriba, el estado de las cuentas será el siguiente: las líneas en cursiva se explicarán a continuación.

En toda la parte anterior que está impresa en letra redonda no vemos más que la tabla precedente repetida. Pero cuando todas las cuentas han sido completadas, y no quedan más asientos por hacer, queda el último proceso, que se denomina balancear el libro mayor.

Para hacernos una idea de esto, supongamos un nuevo dependiente que recorre todas las cuentas, cobrando deudas y créditos, y tomándolos todos sobre sí, para que él solo tenga derecho a reclamar las deudas y a responder por el activo del negocio. A este nuevo dependiente, al que llamaré el dependiente del balance, cada cuenta le cede lo que tiene, ya sea débito o crédito.

El dependiente de caja cede todo el efectivo; los dependientes de las dos clases de letras ceden todos sus documentos, ya sean efectos a cobrar o asientos de efectos a pagar (recuérdese que cualquier asiento contra el cual haya dinero consignado en los libros cuenta como dinero al ser cedido, es decir, como dinero debido o dinero que se debe); los dependientes de las distintas cuentas de mercancías ceden todos sus remanentes no vendidos a precio de costo; los dependientes de las distintas cuentas personales ceden los comprobantes de las sumas adeudadas por las distintas partes o a estas; y así sucesivamente. Pero cuando se ha pagado más de lo recibido, el dependiente del balance

iguala estas cuentas dando en lugar de recibir; de hecho, actúa de tal manera que las columnas de deudor y acreedor de las cuentas que visita resultan iguales en cantidad.

Por ejemplo, la cuenta A es deudora de la empresa por valor de 55, mientras que por su parte se han efectuado pagos o descargos por un total de 78. En consecuencia, el empleado de saldos entrega 23 a dicha cuenta, convirtiéndose esta en deudora por esa cantidad, al tiempo que el saldo se anota como acreedor por el mismo importe.

Pero en la cuenta B hay 96 de cobro y solo 59 de pago o descargo. El empleado de saldos recibe entonces 37 de esta cuenta, la cual es por tanto abonada por el saldo, mientras que el saldo reconoce la misma cantidad como deuda.

El balance general debe, por supuesto, cuadrar exactamente por sí mismo, si las cuentas están bien; pues de todos los asientos iguales y opuestos de que consta el libro mayor, en la medida en que no se equilibran entre sí, uno va a un lado del balance general y el otro al otro.

Así, el balance general se convierte en una prueba de la exactitud de una parte del trabajo: si sus dos lados no dan las mismas sumas, o bien ha habido asientos a los cuales no se les han hecho correctamente sus correspondientes asientos de contrapartida, o bien ha habido un error en las sumas.

Pero puesto que la cuenta de saldos debe dar así siempre la misma suma en ambos lados, y puesto que saldo deudor implica lo que es favorable para la empresa, y saldo acreedor lo que es desfavorable, ¿no parece como si este sistema solo pudiera aplicarse a los casos en los que no hay ni pérdida ni ganancia? Esto nos lleva a las dos cuentas en las que se anota todo con lo que la empresa comenzó, y todo lo que gana o pierde: la cuenta de capital y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Para que todo lo que había para empezar sea cuestión de partida doble, la apertura del libro mayor supone que el propio comerciante pone a sus diversos dependientes al frente de sus respectivos departamentos.

En la cuenta de capital, el capital, que aquí representa al dueño de los libros, figura como acreedor por todos los bienes y como deudor por todas las deudas; mientras que las distintas cuentas figuran como deudoras por todo lo que toman del capital, y como acreedoras por todas las responsabilidades que contraen.

Supongamos, por ejemplo, que hay £500 en efectivo al comienzo del libro mayor.

Aparecerá entonces que el comerciante ha entregado a la caja £500, y en la cuenta de capital aparecerá: «Capital acreedor por efectivo, £500», mientras que en la cuenta de caja aparecerá: «Caja deudora por capital, £500».

Supongamos que al principio hay una deuda pendiente de £50 con Smith y Cía.; entonces aparecerá en la cuenta de capital: «Capital deudor por Smith y Cía., £50», y en la cuenta de Smith y Cía. aparecerá: «Smith y Cía. acreedores por capital, £50».

Así hay partida doble para todo con lo que la empresa comienza mediante este artificio de la cuenta de capital.

La cuenta en la que se anota todo aquello para lo cual no se ve un equivalente real en los libros es la cuenta de pérdidas y ganancias. Esta cuenta de pérdidas y ganancias, o el dependiente que la lleva, es hecha responsable de cada pérdida y de la supuesta causa de cada ganancia. Esta cuenta, por lo tanto, se vuelve deudora por cada pérdida y acreedora por cada ganancia.

Si las mercancías sufren daños por valor de 20 libras por accidente, y se produce una pérdida de esa cantidad en su venta —por ejemplo, si costaron 80 libras y se venden por 60 libras al contado—, es evidente que existe un asiento de «Efectivo deudor frente a mercancías por 60 libras» y de «Mercancías acreedoras frente a efectivo por 60 libras».

Ahora bien, en algún lugar figura un asiento de 80 libras al debe de las mercancías por el efectivo desembolsado, o las letras entregadas, por el total de las mercancías. No tomar esto en cuenta afectaría a la exactitud de las cuentas, pues cuando el empleado de balances proceda a ajustar esta cuenta, descubriría que recibe 20 libras menos de lo que cabría esperar, sin ninguna explicación al respecto; y se produciría un fallo en el principio de partida doble.

Dado que conviene que la cuenta de balance de las mercancías represente únicamente las existencias disponibles al cierre, la cuenta de mercancías transfiere por tanto la responsabilidad de 20 libras a la cuenta de pérdidas y ganancias; es decir, se realiza el asiento de «Mercancías acreedoras frente a pérdidas y ganancias por 20 libras» y también el de «Pérdidas y ganancias deudoras frente a mercancías por 20 libras».

Nuevamente, en todos los pagos que no han de reportar un rendimiento específico, como los gastos de casa y de comercio, salarios, etc., se supone que estas diversas cuentas ajustan sus asuntos con la cuenta de pérdidas y ganancias antes de que comience el balance. Así pues, supongáse que las salidas de los meros locales ocupados exceden en 200 libras a cualquier rendimiento que esos locales produzcan, o que los débitos de la cuenta de la casa superan a sus créditos en 200 libras, la cuenta debe ser saldada transfiriendo la responsabilidad a la cuenta de pérdidas y ganancias, bajo los asientos «Gastos de casa acreedores por pérdidas y ganancias, 200 libras», «Pérdidas y ganancias deudoras por gastos de casa, 200 libras».

De este modo, la cuenta de pérdidas y ganancias interviene de vez en cuando antes de que la cuenta de balance comience sus operaciones, para que esa misma cuenta de balance conste de únicamente los asuntos de cuenta necesarios para el libro mayor del año próximo.

Esta transferencia de cuentas, o transfusión de una cuenta en otra, requiere una consideración atenta. La cuenta receptora se convierte en acreedora por los créditos, y en deudora por los débitos, de la cuenta transmisora.

La regla, por lo tanto, es: Hágase que la cuenta transmisora se balancee a sí misma y, en cualquier lado que sea necesario introducir una suma de balance, hágase que la cuenta sea deudora o acreedora, según sea el caso, respecto a la cuenta receptora, y esta última acreedora o deudora respecto a la primera.

Así, supóngase que la cuenta A debe ser transferida a la cuenta B, y esta última debe arreglarse con la cuenta de saldo. Si las dos se presentan en letras romanas, los procesos en letras cursivas ocurrirán antes del cierre final.

Y el asiento en la cuenta de saldo será: «Acreedor por B, 200 £», lo que demuestra que, en estas dos cuentas, los créditos superan a los débitos en 200 £.

Aun así, antes de que se confeccione la cuenta de balance, es conveniente que la cuenta de pérdidas y ganancias sea transferida a la cuenta de existencias; pues las pérdidas y ganancias de este año no tienen importancia como parte del libro mayor del año próximo, excepto en la medida en que afectan a las existencias al comienzo de este último. Hágase esto y la cuenta de balance podrá entonces confeccionarse en la forma requerida.

La cuenta de capital y la cuenta de pérdidas y ganancias, siendo esta última el único canal directo de alteración para la primera, difieren de un modo peculiar¹ de las demás cuentas preliminares, y la cuenta de balance es una especie de árbitro.

Representan al comerciante: sus intereses son los intereses de este; él es solvente por el exceso de los haberes sobre sus debe, e insolvente por el exceso de sus debe sobre sus haberes. Ocurre exactamente lo contrario en todas las demás cuentas.

Si una persona mal intencionada accediera al libro mayor y añadiera un cero a las libras en varias partidas, con el fin de hacer que el negocio pareciera peor de lo que realmente es, realizaría sus modificaciones en los lados del debe de las cuentas de capital y de pérdidas y ganancias, y en los lados del haber de todas las demás.

En consecuencia, en la cuenta de balance, el capital neto, tras la incorporación de la cuenta de pérdidas y ganancias, aparece en el lado del haber (si no fuera así, debería denominarse importe de insolvencia, y no de capital), y las deudas del negocio aparecen en ese mismo lado. Pero en el lado del debe de la cuenta de balance aparecen todos los activos del negocio (por los cuales el empleado de balanza es deudor frente a los empleados de quienes los ha tomado).

El joven estudiante debe esforzarse por adquirir la visión ampliada de las palabras deudor y acreedor que se requiere, y debe aprender luego mediante la práctica (pues ninguna otra cosa se la dará) la facilidad para asignar los asientos reales del borrador a los lados correspondientes de las cuentas apropiadas.

No pretendo aquí ofrecer más que una visión del tema que pueda ayudarle en el estudio de un tratado de teneduría de libros, el cual probablemente comprobará que contiene poco más que ejemplos.