Una breve advertencia sobre el principio en el que se basan las cuentas (cuando se llevan debidamente) puede resultar útil tal vez a los estudiantes que están aprendiendo contabilidad, ya que los tratados sobre la materia suelen ofrecer muy pocas explicaciones.
Cualquier persona que se dedique a los negocios debe desear saber con exactitud, siempre que se realice una investigación del estado de sus asuntos.
1, Lo que tenía al comienzo de la cuenta, o inmediatamente después de que se hiciera la última investigación; 2, Lo que ha ganado y perdido en el intervalo en todas las distintas ramas de su negocio; 3, Lo que vale ahora. A partir de las dos primeras de estas cosas, conoce evidentemente la tercera. En el intervalo entre dos investigaciones, puede en cualquier momento desear saber el estado de cualquier cuenta en particular.
Una cuenta es la relación de todo lo sucedido, con respecto a cualquier clase de transacciones, desde la última investigación. Solo puede constar de cobros y pagos, y por ello se dice que tiene dos partes, una parte deudora y otra acreedora.
Todas las cuentas se llevan en dinero. Si se compran mercancías, se estiman por el dinero pagado por ellas. Si un deudor da una letra de cambio, que es una promesa de pagar cierta suma en un momento determinado, se anota como valorada en esa suma de dinero. Todas las herramientas, muebles, caballos, etc., utilizados en el negocio se valoran según su valor en dinero. Todas las monedas reales, billetes de banco, etc., que están o entran, por ser el único dinero en los libros que realmente es dinero, se denominan efectivo.
Las cuentas se llevan como si cada clase diferente de cuenta perteneciera a una persona distinta y tuviera un interés propio, que cada transacción favorece o perjudica. Si al estudiante le resulta de ayuda, puede imaginar a un empleado para cada cuenta:
- uno para hacerse cargo y regular el efectivo real;
- otro para las letras que la casa debe cobrar a su vencimiento;
- otro para las que debe pagar a su vencimiento;
- otro para el paño (si el negocio comercia con paño);
- otro para el azúcar (si comercia con azúcar);
- uno para cada persona que tenga una cuenta con la casa;
- uno para las pérdidas y ganancias; y así sucesivamente.
Todos estos dependientes (o cuentas) pertenecientes a un comerciante deben rendirle cuentas al final; deben o bien presentar todo lo que se les ha confiado, o bien eximirse demostrando a quién fue a parar. Por todo lo que han recibido, por cada responsabilidad que han asumido ante la empresa misma , están obligados, o son deudores ; por todo lo que ha salido de su custodia, o sobre lo cual quedan eximidos de