responder ante la empresa , están desobligados, o son acreedores . Estas palabras deben tomarse en un sentido muy amplio por cualquiera para quien la teneduría de libros no deba ser un misterio. Así, siempre que una cuenta asume responsabilidad ante cualquier parte ajena a la empresa , debe ser acreedora en los libros, y deudora siempre que libera a otras partes de su responsabilidad. Pero siempre que una cuenta elimina la responsabilidad de cualquier otra cuenta en los mismos libros es deudora, y acreedora siempre que la impone.
¿A quiénes están obligadas todas estas partidas, o cuentas, y de quiénes son liberadas? Indudablemente, al comerciante mismo, o, más propiamente, al empleado de balances que se mencionará a continuación. Pero es costumbre decir que las cuentas son deudoras de las otras y acreedoras por las otras.
Así, caja deudora de efectos a cobrar significa que la cuenta de caja (o el empleado que la lleva) está obligada a responder por una suma que fue pagada por una letra de cambio vencida a favor de la casa. En su forma completa sería: «El Sr. C (que guarda la caja) ha recibido, y es responsable de, esta suma que le ha entregado el Sr. A al pagar su letra de cambio».
Por otra parte, el asiento correspondiente en la cuenta de efectos a cobrar reza: efectos a cobrar, acreedores por caja. En su forma completa: «El Sr. B (que guarda los efectos a cobrar) queda libre de toda responsabilidad por la letra del Sr. A, que en su día tuvo en su poder, al entregar al Sr. C, el empleado de caja, el dinero con el que el Sr. A la hizo efectiva».
Efectos a cobrar acreedor por caja se entiende bien, pero caja deudor de efectos a cobrar es un nombre desacertado. La cuenta de caja es deudora del comerciante por la suma recibida por la letra, y debería ser caja deudora por efectos a cobrar.
La ficción de deudas, de las cuales ninguna se paga jamás a la parte a la que se dice que se deben, aunque no tiene importancia en la práctica, es una piedra de tropiezo para el estudiante; pero este debe conservar la frase y recordar su verdadero significado.
La cuenta que se hace deudora, o se obliga, se dice que es debitada; aquella que se hace acreedora, o se libera, se dice que es acreditada. Todo el que recibe debe ser debitado; todo el que da debe ser acreditado.
No se realiza nunca ninguna anulación. Si el efectivo recibido se devuelve posteriormente, la suma pagada no se tacha de los ingresos (o del debe de la cuenta de efectivo), sino que se anota un descargo o abono en el lado de los gastos (o del haber).
El libro en el que se llevan las cuentas se llama libro mayor. Tiene columnas dobles, o bien el debe está en una página y el haber en la opuesta, de cada cuenta. El debe es siempre la izquierda.
Otros libros son utilizados, pero solo sirven para ayudar a mantener el libro mayor correcto. Así, puede haber un libro borrador, en el cual todas las transacciones se registran a medida que ocurren, en lenguaje común; un diario, en el cual las transacciones descritas en el libro borrador se registran en periodos determinados, en el lenguaje del libro mayor. Los asientos